Materi Managemen Umum

Managemen Umum

RUANG LINGKUP MANAJEMEN

1.      PENGERTIAN MANAJEMEN DANA PERANAN MANAJEMEN

Secara Umum Manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakan orang-orang lain untuk bekerja.

Geroge R.TERRY (1997) Menyatakan manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.

USUR-UNSUR MANAJEMEN

1. MEN
2. MONYE
3. MATERIALS
4. MACHINES AND
5. METHODS

TINGKAT – TINGKAT MANAJEMEN

George R.Terry menyebutkan, para praktisi mengnggap kebeerhasilan dalma manajemen ditentukan oleh 3 bidan yang bersifat 1. Teknik, 2. Manusiawi dan Pemikiran

FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN

Allen Louis A. Pekerjaan Manjer itu mencakup 4 fungsi

1. Memimpin (Leading)
2. Merencanakan (Planning)
3. Menyusun (Organizing)
4. Mengawasi dan Meneliti (Controling)

Menurut George R.Terry fungsi Manajemen terdiri dari empat pokok :

1.             Planning
2.             Organizing
3.             Actuating
4.             Controling

PERENCANAAN (PLANNING)

1. HAKEKAT PERENCANAAN

   Koots dan O’Donnel Memberikan pengertian bahwa perencanaan adalah : fungsi seorang manager yang berhubungan dengan pemilih dari berbagai alternatif, tujuan-tujuan, kebijasanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan program-program.

            Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

                       

2. TAHAP-TAHAP PERENCANAAN

            1. Menetapkan Tujuan

            2. Merumuskan keadaan saat ini

            3. Mengidentifikasi segala hambatan dan kemudhaan

            4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan

3. TIPE-TIPE PERENCANAAN

    1.  Rencana strategic (Strategic Plans)

    2.  Rencana rencana operasional (operational Plans) Merupakan  penguraian lebih terperinci bagimana

         rencana-rencana Strategik akan dicapai meliputi

         a. Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans)

         b. Rencana Tetap (Standing Plans)

4. TUJUAN DAN STRATEGI

            Strategi adalah : program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi, strategi juga sebagai tanggapan terhadap lingkungan sepanjang waktu.

5. PERENCANAAN STRATEGIK (STRATEGIK PLAN)

            Adalah : peroses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penerapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah dimplementasikan

6.   PROSES PERENCANAAN STRATEGIK

v  Penentuan visi dan tujuan

v  Pengembangan provil usaha

v  Analisis lingkungan eksternal

v  Analisa internal perusahaan, kekuatan dan kelemahan organisasi

v  Identifiaksi kesempatan dan ancaman strategik

v  Pembuatan Keputusan Strategik

v  Pengembangan Strategik Perusahaan

v  Implementasi Strategik perusahaan

v  Penijauan Kembali dan Implementasi

7. MENGIDENTIFIKASI PERENCANAAN DAN STRATEGI

            HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

Ø  Kurang pengetahuan tentang organisasi

Ø  Kurang pengetahuan tentang lingkungan

Ø  Ketidak Mampuan Melakukan peramalan

Ø  Kesulitan rencana operasi-operasi yang tidak berulang

Ø  Biaya

Ø  Takut Gagal

Ø  Kurang percaya diri

Ø  Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif           

8. CARA MENGATASI HAMBATAN

            a. Hambatan perencanaan

            b. Hambatan dalam diri Perencanaan

            c. Hambatan penolakan terhadap suatu perencanaan

9.      KRETERIA PENILAIAN EFEKTIFITAS   RENANA- RENCANA KEGUNAAN.

            - Ketetapan dan Obyektifitas- Ruang 

              Lingkup

            - Akuntabilitas

            - Ketepatan Waktu

ORGANIZING

ORGANISASI : Wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung

Pengorganisasian (Organizing) : merupakan proses penyususnanan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimiliknya dan lingkungan yang melingkupinya.

Proses pengorganisasian dapat di tujukan dengan 3 langkah prosedur berikut :

1. Perincian seluruh pekerjaan yang harus    dilaksanakan untuk     

    mencapai tujuan organisasi

2. Pembagian beban kerja total menjadi kegiatan-kegiatan

    yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk koordinasi

    pekerjaan para anggota  ornganisasi menjadi kesatuan yang

    terpadu dan harmonis.

Dua aspek utama penyususnan strutur organisasai :

1. Departementalisasi : merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama
2. Pembagian kerja : Perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

STRUKTUR ORGNAISASI (DESAIN ORGANISASI)

Yaitu sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan strutur organisasi :

1.  Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya.
2.  Teknologi yang digunakan
3.  Anggotan (Karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4.  Ukuran orgnisasi

UNSUR-UNSUR STRUTUR ORGNISASI

1.  Spesialisasi kegiatan
2.  Standarisasi kegiatan
3.  Koordinasi kegiatan
4.  Sentralisasi dan desentralisasi pembuat keputusan
5.  Ukuran satuan kerja

BAGAN ORGNAISASI FORMAL

Bagan organisasi utama menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan sigemen-sigmen pekrejaan
5. Tingkat manajemen

Keuntungan bagan organisasi :

Karyawan dan lain-lain di beri gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarakan dengan jelas.

Kelemahan Bagan organisasi : masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan.

BENTUK-BENTUK BAGAN ORGANISASI

1. Bentuk Priamid : bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti
2. Bentuk Vertikal. Agak menyerupai bentuk piramdi yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas kebawah, hanya bagian pertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk Horizontal bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri kekanan.
4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan ini jarang sekali digunakan dalam prakteknya.

DEPARTEMENTALISASI

1. Departementalisasi Fungsional

Mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

2.      Departementalisasi Divisional

Organisasi divisional dapat mengikuti pebmgaian devisi-devisi atas dasar produk, wilayah, langganan dan proses atau peralatan

KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasi kearah pencapaian tujuan

Pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya  jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian/pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama.

Tugas dan Peran Pemimpin   :

1.      Pemimpin bekerja dengan orang lain

2.      Pemimpin adalah pemegang tang-gung jawab dan mempertanggungja-wabkan (akuntabilitas).

3.      Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas

4.      Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual

5.      Manajer adalah seorang mediator

6.      Pemimp. membuat kep. yang sulit

Prinsip-Prinsip Kepemimpinan

a)      Pemimpin adalah seorang yang yang belajar seumur hidup

b)      Berorientasi pada pelayanan

c)      Membawa energi yang positif

d)      Percaya pada orang lain

e)      Keseimbangan dalam kehidupan

f)       Melihat kehidupan sebagai tan-tangan

g)      Sinergi

h)      Latihan mengembangkan diri sendiri

 

1. Efektifitas atau performan sebuah organisasi ditentukan oleh kondisi dan karakter setiap individu yang ada di dalamnya. Bagaimana pola pikirnya, perilaku, komunikasi, dan kerja sama yang terjadi dalam sebuah TIM baik kecil maupun besar sangat memegang peranan penting dalam membentuk performa organisasi tersebut.
2.  Menyadari hal tersebut, maka Teamwork yang solid merupakan jawaban yang tidak bisa dibantah lagi dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
3. 3. Persamaan persepsi dari setiap individu dalam Tim sangat penting dan strategis dalam membangun kekuatan organisasi. Keberhasilan organisasi sangat ditunjang oleh kemampuan karyawan dalam mewujudkan The Excelent Team yaitu tim yang harmonis.
4. 4. Untuk mendapatkan itu semua perlu adanya upaya manajemen dalam memfasilitasi kebersamaan agar interaksi yang sinergik terjadi melalui berbagai eksperiential learning process.
5. Dengan demikian maka kerja sama menjadi sumber daya manajemen yang berkekuatan dan siap menyambut perubahan, tidak hanya kumpulan sejumlah orang yang tidak berdaya.

Tipe-Tipe Kepemimpinan

1. Tipe Otokratis

1. Mengandalkan kepada kekuatan /kekuasaan

2. Menganggap dirinya paling ber-kuasa.

3. Keras dalam mempertahankan prinsip
4. Jauh dari para bawahan
5. Perintah diberikan secara paksa

2. Tipe Laissez Faire

1. Memberi kebebasan kepada para bawahan

2. Pimpinan tidak terlibat dalam kegiatan

c.  Semua pekerjaan dan tanggung jawab dilimpahkan kepada bawahan

d.  Tidak mempunyai wibawa

e.  Tidak ada koordinasi dan penga-wasan yang baik

3. Tipe Paternalistik

a.       Pemimpin bertindak sebagai bapak

b.      Memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa

c.       Selalu memberikan perlindungan

d.      Keputusanada ditangan pemimpin

4. Tipe Militeristik

1. Dalam komunikasi menggunakan saluran formal
2. Menggunakan sistem komando/ perintah
3. Segala sesuatu bersifat formal
4. Disiplin yang tinggi, kadang bersifat kaku

5. Tipe Demokratis

1. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan  organisasi
2. Bersifat terbuka

3. Bawahan diberi kesempatan untuk memberi saran dan ide-idebaru

4. Dalampengambilan keputusan utamakan musyawarah untuk mufakat
5. Menghargai potensi individu

6. Tipe Open Leadership

Tipe ini hampir sama dengan tipe demokratis. Perbedaannya terletak dalam hal pengambilan keputusan. Dalam tipe ini keputusan ada ditangan pemimpin.

 

STAFING

PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

Penysusunan personlaia adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi

FUNGSI-FUNSI PENYUSUNAN PERSONALIA

1. Proses penyusunan personalia            

            - Perencanaan sumberdaya manusia

            - Penarikan

            - Seleksi

            - Pengenalan dan oreintasi

            - Latihan dan pengembangan

            - Penilaian pelaksanaan kerja

            - Pemberian balas jasa dan penghargaan

            - Perencanaan dan pengembangan karir

           

2. Perencanaan sumberdaya manusia

·         Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi,kemampuan yang dibutuhkan      karyawan untuk melaksanakan kegiatan tersebut

·         Pemahaman dasar tenaga kerja            dimana             karyuawan potensial ada

·         Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN

Metode penarikan personalia diantaranya : 

            - Iklan

            - Leasing (Penggunaan Tenaga Honorer)

            - Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja

            - Pernarikan lewat lembaga-lembaga pendidikan

            - Penarikan Lewat kantor tenaga kerja

            - Serikat buruh

            - Lewat program internet di kompter

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan –karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.

PROSEDUR SELEKSI

-          Wawancara pendahuluan

-          Pengumpulan data-data pribadi (Biografis)

-          Pengujian (Testing)

-          Wawancara mendalam

-          Pemeriksaan refrensi-refrensi prestasi

-          Pemeriksaan kesehatan

-          Orientasi jabatan

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PRESTASI KARYWAN YAITU :

1. Latar Belakang pribadi
2. Bakat dan Minat (Aptitude and intersest)
3. Sikap dan kebutuhan (Attitudesand needs)
4. Kemampuan analitis dan manipulatif
5. Keterampilan dan kemampuan teknik
6. Kesehatan tenaga dan stamina

ORIENTASI KARYWAN

-          Pemberian informasi – informasi mengenai kebijaksanaan personalia  (kondisi, kerja, upah, jaminan sosial)

-          Prosedur-prosedur kerja

-          Gambaran umum sejarah dan sifat perusahaan

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYWAN

-          Metode-metode latihan dan pengembangan

            1. Metode-metode On The job

a. Coaching

b. Palnner Progression

c. Rotasi jabatan

d. Penugasan sementara

e. Sistem-sitem penilaian prestasi formal

           

2. Metode On The Job

a. Program-program pengembangan eksekutif

b. Latihan laboratorium

c. Pengembangan orgnaisasi

PEMBERIAN KOMPENSASI

Komoensasi : pemberian balas jasa yang diberikan peusahaan kepada karyawan untuk pekerjaan yang dilakukan sebagai motivasi untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang

1. Kebijaksanaan pemberian konfensasi ditentukan oelh intraksi 3 faktor yaitu :

            a. Kesediaann membayar

            b. Kemampuan membayar

            c. Persyaratan-persyaratan membayar

PEMELIHARAAN DAN KEAMANAN

-          Penilaian karyawan

1. Masalah-masalah penilaian

- sukarnya menetapkan ukuran penilaian

- Kemungkinan timbulnya hallo efect

- Apa yang harus dinilai

           

2. Agar masalah penilaian bisa efektif, maka sebuah penilaian harus memenuhi lima syarat yaitu :

- Sederhana, mudah dimengerti

- Konkrit

- Seragam

- Dapat diukur secara kuantitatif

- Harus dapat diukur secara menyeluruh 

WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI

Pengertian Wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

Contoh :

Seseorang manajer suatu organisasi mempunyai HAK untuk memberi perintah dan tugas, serta menilai pelaksana kerja kariyawan dibawahnya.

Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai wewenang, yaitu :

1. Teori Formal

2. Teori Penerimaan

Macam-Macam Wewenang
1. wewenang lini
2. wewenang staf

3. Wewenang Staf Fungsional

Kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian.

Ada dua sumber kekuasaan yaitu :

1. Kekuasaan balas jasa (reward power )

2. Kekuasaan paksaan (coercive power )

Macam-Macam Wewenang

1. Wewenang lini adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung.

2. Wewenang staf adalah HAK yang dipunyai oleh satu-satuan staf atau oleh para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.

3. Wewenang staf fungsional adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

DELEGASI WEWENANG

Pengertian Delegasi

Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu

           

Delegasi wewenang adalah proses dimana para manager mengalokasikan wewenang dibawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

EMPAT KEGIATAN DALAM DELEGASI

1. Menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

2. Melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan tugas.

3. Penerimaan Delegasi yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.

4. Menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang di capai.

DESENTRALISASI

Pengertian Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkat-tingkatan organisasi yang lebih rendah.

Keuntungan-keuntungan desentralisasi :

1. Mengurangi beban manager puncak.

2. Memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat dengan permasalahan.

3. Meningkatkan latihan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi desentralisasi

1. Ukuran dan tingkat organisasi.

2. Kualitas manager.

3. Strategi dan lingkungan organisasi.

DELEGASI

Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkat-tingkat organisasi yang lebih rendah.

KEUNTUNGAN DESENTRALISASI

1.      Mengurangi beban menejer puncak

2.      Memperbaiki pembuatan keputusan

3.      Meningkatkan latihan

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DESENTRALISASI

1.      Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi

2.      Kualitas manejer

3.      Strategi dan lingkungan organisasi